Kennen Sie das: Sie geben sich so viel Mühe mit der Erstellung Ihrer Presseinformation, aber irgendwie erscheint sie nicht in der Zeitung? Prüfen Sie doch mal, ob Ihre Presseinformation auch den Ansprüchen der Journalisten entgegen kommt oder ob Sie etwas verbessern können, damit auch über Sie berichtet wird.
Stimmt Ihr Presseverteiler?
Prüfen Sie zunächst Ihren Presseverteiler! Schreiben Sie die richtigen Ansprechpartner an? Auf den Homepages der Medien (Printmedien, Radio, TV) finden Sie die Adresse der Redaktionen. Häufig stellen sich die Journalisten hier auch mit ihren Ressorts vor. Wenn Sie Journalisten kennen, dann nutzen Sie ruhig auch diese persönlichen Kontakte. Erweitern Sie Ihren Verteiler stetig, wenn Sie Journalisten kennen lernen und notieren Sie sich, wer an welchen Themen interessiert ist.
- Pflegen Sie Kontakte zu Journalisten?
Kennen Sie Ihre Ansprechpartner? Wenn nicht, dann lernen Sie sie kennen! Rufen Sie in den Redaktionen an und stellen Sie sich vor. Sie können auch ein persönliches Treffen vorschlagen, aber seien Sie nicht enttäuscht, wenn der Journalist ablehnt. Er wird wahrscheinlich einfach keine Zeit haben. Nutzen Sie dann aber das Telefonat, um sich und Ihre Einrichtung vorzustellen. Fragen Sie, was den Journalisten interessieren könnte. Machen Sie deutlich, dass Ihnen an einer langfristigen, vertrauensvollen Zusammenarbeit gelegen ist.
- Genügt Ihre Presseinformation äußeren Kriterien?
Heutzutage werden Presseinformationen per Mail (im Anhang als word-Datei) versendet. So können die Journalisten aus Ihrem Text herauskopieren und diesen dann weiter bearbeiten. Klären Sie aber mit den Redaktionen, welche Form (Fax, Post, Mail) gewünscht ist.
Die Presseinformation sollte erkennen lassen, von wem diese stammt: Logo, Name der Einrichtung, Ansprechpartner und Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Mailadresse, Homepage-Adresse) dürfen nicht fehlen!
Die Presseinformation sollte im DIN-A-4-Format und nicht länger als ein-zwei Seiten sein. Bei ausgedruckten Varianten wird das Blatt Papier nur einseitig bedruckt. Lassen Sie einen breiteren Rand (z.B. links 5 cm, rechts 2,5 cm). So kann sich der Journalist Notizen machen. Zur besseren Lesbarkeit sollte der Zeilenabstand 1,5 cm betragen. In der Fußnote oder am Ende des Textes sollte die Gesamtzahl der Zeichen benannt sein.
- Stimmt der Aufbau Ihrer Presseinformation?
Gerade bei Printmedien haben Journalisten heutzutage keinen Platz mehr, um alle Presseinformationen zu drucken. Wenn ein Thema interessant scheint, dann wird die Presseinformation außerdem häufig gekürzt. Daher sollte die Presseinformation immer so aufgebaut sein, dass der Journalist von hinten nach vorne kürzen kann. Heißt: Das Wichtigste gehört an den Anfang. In den ersten Absatz gehören daher die „7-W`s“, die da sind:
- Was?
- Wer?
- Wann?
- Wo?
- Mit wem? Für wen?
- Wie?
- Warum? Mit welchem Ziel?
In welcher Reihenfolge Sie auf die W`s eingehen, ist egal. Unprofessionell wirkt allerdings „Am… findet um… statt.“ Danach folgen weitere Einzel- und Hintergrundinformationen (Kern, nähere Umstände, Einzelheiten) nach Wichtigkeit sortiert. Wenn Sie die Informationen in Absätzen sortieren, erleichtern Sie dem Journalisten die Arbeit. Damit der Journalist geneigt ist, den Text auch bis zum Schluss zu lesen, lassen Sie Ihre Presseinformation am Schluss mit einem Servicekasten enden. Hier können Sie z.B. auf Ihre Homepage, ein Angebot oder weiterführende Literatur aufmerksam machen. Diese Servicekästen werden immer wichtiger, denn die Medien verstehen sich immer mehr als Servicedienstleister. Achten Sie beim nächsten Zeitungslesen mal darauf.
- Ist Ihre Presseinformation interessant?
Bevor Sie eine Presseinformation verfassen, überlegen Sie bitte kritisch, ob diese Information wirklich wichtig, aktuell und interessant, vielleicht auch kurios ist. Vielleicht gibt es einen aktuellen Zusammenhang zur Jahreszeit oder zu Themen aus der Politik? (Lesen Sie auch: „Anlässe für die Pressearbeit suchen“) Können Sie den Text vielleicht mit aktuellen Studien belegen? Informieren Sie von einer Veranstaltung, an der auch die Leser /Zuhörer /Zuschauer noch teilnehmen könnten?
Alle Texte werden interessanter, wenn im Kopf des Empfängers Bilder entstehen. Das gilt aber nicht nur für den Leser /Zuhörer /Zuschauer, sondern als erstes für den Journalisten. Beispiele oder auch Zitate von Beteiligten helfen beispielsweise dabei, diese Bilder entstehen zu lassen. Achten Sie darauf, dass die Zitierten immer mit Vor- und Zuname, je nach Information auch mit Funktion oder Alter genannt werden.
Auch Ihr Schreibstil beeinflusst, ob Ihre Presseinformation als interessant oder langweilig eingestuft wird. Hier einige Hinweise:
- Schreiben Sie klar verständlich und kurz (Hauptsatz-Stil)!
- Vermeiden Sie Fachbegriffe! Wie heißt es so schön: „Nicht nur Dr. Lieschen Müller muss Sie verstehen, sondern auch Lieschen Müller!“
- Schreiben Sie im Aktiv, nicht im Passiv!
- Vermeiden Sie Substantive, wo Verben möglich sind (Bsp.: Erklärung abgeben = erklären)!
- Verzichten Sie auf unnötige Vorsilben (abändern = ändern) sowie auf überflüssige Anhängungen (Fragestellung = Frage)!
- Prüfen Sie, ob das Adjektiv wirklich wichtig ist. Häufig kann man darauf verzichten (lautes Geschrei = Geschrei ist immer laut)!
- Halten Sie sich mit Eigenlob und mit Bewertungen zurück!
- Geben Sie nur fehlerfreie Texte raus!
- Sind Sie ein vertrauenswürdiger Partner?
Rufen Sie sich regelmäßig in das Gedächtnis der Journalisten. Dazu ist es wichtig, dass Ihre Informationen faktisch richtig sind und den hier genannten Kriterien entspricht. Schnell wird sich der Journalist merken, dass Sie ein vertrauenswürdiger Partner sind, auf den man sich verlassen kann. Sie werden merken: Je besser Ihre Presseinformation, desto eher wird Sie gebracht und desto eher kommt der Journalist auch von sich aus mal auf Sie zu!
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Verfassen Ihrer nächsten Presseinformation und hoffe, dass Ihnen meine Tipps weiterhelfen. Gerne unterstütze ich Sie in Ihrer Pressearbeit. Nehmen Sie Kontakt mit mir auf!
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