Newsletter stellen eine gute Möglichkeit dar, Kunden zu binden und immer wieder über die eigenen Produkte, Leistungen oder Veranstaltungen zu informieren. Gut in die Web-Strategie eingebunden, helfen sie Schlagworte häufig zu nennen und dienen so der Suchmaschinenoptimierung.
Meinen Kunden, die arbeitsmedizinische Praxis Dr. Suchodoll in Aachen, darf ich zukünftig bei der Produktion des Newsletters unterstützen. Der erste wird diese Woche erscheinen und soll anschließend einmal pro Quartal an Kunden verschickt werden. Zu meinen Aufgaben gehört die Planung der regelmäßig stattfindenden Redaktionssitzungen zur Themenfindung, die Recherche von interessanten Inhalten, das Schreiben der Texte, die Auswahl der Bilder sowie die Versendung des Newsletters. Ich bin schon gespannt, wie der erste Newsletter bei der Zielgruppe ankommt.
Aber was muss man beachten, um einen guten Newsletter zu schreiben? Wie wird er für die Zielgruppe interessant? Und wie schafft man mit der Hilfe von Newslettern, seinen Verteiler zu erweitern? Lesen Sie hier dazu ein paar Tipps.
- Unser Newsletter wird per E-Mail verschickt. Das bedeutet, dass bereits die Betreffzeile so interessant sein muss, dass die Mail überhaupt geöffnet wird. Nehmen Sie sich dazu am besten zum Schluss Zeit, den Inhalt der Mail auf den Punkt zu bringen.
- Das Anschreiben darf kurz und knackig sein. Wird der Newsletter (z.B. aus Kosten- oder technischen Gründen) als PDF-Datei verschickt, muss die zweite Hürde genommen werden: Das Öffnen des Anhangs. Gute Erfahrungen habe ich damit gemacht, hier die wichtigsten Themen des Newsletters mit einer Überschrift und evtl. mit einem Teaser bereits kurz anzureißen, um so Interesse zu wecken und den Nutzen für den Leser deutlich zu machen.
- Wenn alles gut geht, ist der Newsletter nun geöffnet und bereit, gelesen zu werden. Nun hilft es dem Leser, wenn der Text gut strukturiert und durch seine Formatierung leicht lesbar ist. Achten Sie auf Schriftgröße, Zeilenabstand, Absätze, Aufzählungszeichen, Infokästen etc. Am besten ist, Sie entwickeln sich einmal eine Formatvorlage und halten sich immer daran. Diese sollte natürlich Ihrem Corporate Design entsprechen. Es kann hilfreich sein, Kategorien (z.B. Literaturtipp, Termine, Neues, Nachbericht…) zu entwickeln und diese in jedem Newsletter wiederkehren zu lassen.
- Für jeden einzelnen Artikel, aber auch für die Reihenfolge der Beiträge gilt ähnliches wie bei Presseinformationen: Das Wichtigste zuerst. Damit werden bereits die Top-Informationen vermittelt, auch wenn der Leser mitten im Text oder im Newsletter „aussteigt“.
- Halten Sie sich immer vor Augen, wer Ihren Newsletter lesen soll, wen Sie erreichen wollen. Danach passen Sie bitte Ihren Sprachstil an. In der Regel bedeutet dies z.B.: Vermeiden Sie Fremdwörter genauso wie Umgangssprache und Smileys :-). Verzichten Sie auf lange Sätze mit vielen Verschachtelungen. Manchmal fällt einem gar nicht auf, wie lang und kompliziert ein Satz ist. Als Tipp empfehle ich Ihnen, den Text zum Schluss laut vor zu lesen. An Ihrer Atmung werden Sie schnell merken, ob ein Satz zu lang ist. Sollte dies der Fall sein, teilen Sie die langen Passagen lieber in mehrere Einzelsätze. Schreiben Sie eher im Aktiv als im Passiv. Nutzen Sie viele Verben und vermeiden Sie Füllwörter wie „so/aber/also/nun“ etc., bzw. überflüssige Wörter, die für die Aussage keine Relevanz haben. Weitere Tipps zum Schreiben von Texten finden Sie hier.
- Ihre Texte sollten verständlich sein. Am besten können das Menschen beurteilen, die wenig Berührungspunkte zu Ihrem Thema haben. Die Grammatik und Rechtschreibung sollte selbstverständlich richtig sein und ebenfalls geprüft werden.
- „Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte!“: Niemand liest gerne „Bleiwüsten“. Achten Sie daher auf die Einbindung von aussagekräftigen Bildern. Bedienen Sie sich dabei z.B. kostenlosen Bilddatenbanken im Internet, die Bilder zu bestimmten Bedingungen freigeben. Bitte denken Sie dabei immer an die Nennung der Bildquelle.
- Ohne Erlaubnis dürfen Sie keine Werbung versenden. Vermutlich werden Sie Ihren ersten Newsletter aber zunächst Ihrem Verteiler schicken. Achten Sie darauf, im Mailanschreiben einen Passus ähnlich wie diesen einzufügen: „Wir senden Ihnen unseren Newsletter, weil Sie regelmäßig an unseren Veranstaltungen teilnehmen. Sollten Sie kein Interesse an der kostenlosen Zusendung alle zwei Monate haben, lassen Sie uns dies wissen. Selbstverständlich tragen wir Sie dann umgehend aus unserem Verteiler aus.“ (Widerspruchsrecht) Es erklärt sich von selbst, dass die Adresse dann auch wirklich aus dem Verteiler genommen werden muss. Für den weiteren Aufbau Ihres Verteilers empfehle ich Ihnen, ein Formular zu entwickeln, dass Sie z.B. bei Veranstaltungen auslegen und in das sich Kunden als Newsletter-Interessenten eintragen können. So ist Ihre Verpflichtung erfüllt, dass Sie den Kunden um Erlaubnis gefragt haben. Bitte informieren Sie sich an geeigneter Stelle genauer über die rechtlichen Bedingung zur Versendung von Newslettern.
- Bei der Versendung des Newsletters sollten Sie unbedingt darauf achten, dass die Adressen nicht im Feld „An“ oder „CC“ eingetragen und für alle Empfänger sichtbar sind. Stattdessen müssen diese im Feld „BCC“ (Blindkopie) stehen.
Bildquelle: www.pixelio.de/Thorben Wengert